Der Datenschutz in der Bewerbung

Üblicherweise reichen Bewerber ihre Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) im Rahmen einer Bewerbung bei einem Arbeitgeber oder einer Personalberatung ein.

Bewertung und Analysen von Bewerbungen

Mit dem Einreichen seiner Bewerbungsunterlagen willigt ein Bewerber ein, dass der Empfänger zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten berechtigt ist (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Gleichzeitig hat er das Recht, seine Einwilligung zu jeder Zeit zu widerrufen.

Die Aufgabe des Arbeitgebers oder Personalberaters ist es, den Kandidaten einerseits fachlich und andererseits persönlich zu beurteilen. Neben der Prüfung seiner Unterlagen auf Echtheit und Wahrheit ergänzt eine professionelle Personalberatung im Rahmen ihres Auftrags

• die öffentlich frei zugänglichen Informationen, um die Ergebnisse auf Übereinstimmung mit den Bewerbungsunterlagen zu vergleichen sowie
• auf vertraulichem Wege persönliche Referenzen, auch, um den Wahrheitsgehalt abzugleichen.

Im Zuge der Digitalisierung nimmt die Anzahl der gefälschten oder in Teilen fehlerhaften Lebensläufe in Deutschland, der Schweiz und Österreich zu. Es ist den Bewerbern, die wichtige Informationen verschweigen oder gar falsche Angaben machen, kaum bewusst, dass sie rückwirkend ihren Arbeitsplatz verwirken, wenn sie diesen unter Angabe falscher Informationen erhalten haben. Auch in Interview- und Bewerbungstrainings können gewünschte Verhaltensmuster einstudiert werden. Diese erschweren es den Entscheidern zunehmend, innerhalb eines kurzen Zeitraums die Persönlichkeit und Motivation eines Bewerbers zu erkennen.

Eine der ersten Aufgaben ist deshalb die Prüfung auf Plausibilität und Richtigkeit.

Datenschutz im Executive Search

Insbesondere im Executive Search beauftragen und vertrauen Unternehmen darauf, dass die Kandidaten von der Personalberatung geprüft wurden.

Die Referenzbefragung ist regelmäßig ein fester Leistungsbestandteil für einen professionellen Headhunter. Die Prüfung ist im Executive Search ein wichtiges Element eines mehrstufigen Such- und Auswahlprozesses. Aufgrund der immer einfacher werdenden Manipulationsmöglichkeiten wächst die Notwendigkeit der Referenzprüfung auch in den deutschsprachigen Ländern. In vielen europäischen Staaten ist dies seit jeher üblich, da dort selten ein lückenloser CV oder qualifizierte Arbeitszeugnisse zur Verfügung stehen.

Anwendung und Handhabung des Datenschutzes

Laut Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO darf die Personalberatung Bewerberdaten zur Erfüllung ihrer vertraglichen Pflichten verarbeiten; in jedem Fall zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens.

Von der Personalberatung werden folgende personenbezogenen Daten verarbeitet:

• Name, Vorname
• Kontaktdaten (wie z.B. E-Mail-Adresse, Anschrift, Telefonnummer)
• Bewerbungsunterlagen (wie z.B. Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzen)

Die Beauftragung durch einen Arbeitgeber erfordert es, passende und geprüfte Kandidaten für eine bestimmte Aufgabe vorzuschlagen. Daraus resultiert ein berechtigtes Interesse des Personalberaters bzw. von Dritten (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO) auf Basis einer Interessenabwägung. Nach Art. 6 Abs. 1 c DSGVO verarbeitet die Beratung personenbezogenen Daten, da dies zur Erfüllung der rechtlichen Verpflichtungen notwendig ist.

Eine Personalberatung, die ausschließlich im exklusiven und vertraulichen Kundenauftrag arbeitet, hat die Aufgabe, dem Auftraggeber eine bewertete Auswahl von Bewerbern offenzulegen. Insoweit besteht sowohl eine vertragliche Verpflichtung als auch das berechtigte Interesse, personenbezogene Daten von Kandidaten oder von Dritten zu verwerten. Dieses Interesse kann weiterhin folgenden Zwecken dienen:

• Bewertung durch Anreicherung der personenbezogenen Daten durch Recherche öffentlich zugänglicher Informationen
• Bewertung durch Anreicherung der Daten durch vertrauliche Referenzprüfung bei unkritischen Dritten (z.B. früheren Arbeitgebern, Partnern, Kollegen)
• Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten sowie Systemen und Prozessen
• Statistische Auswertungen, Analysen oder für Benchmarking

Diese personenbezogenen Daten gibt die Personalberatung weiterhin innerhalb des Unternehmens an die Mitarbeiter weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten und zur Umsetzung des berechtigten Interesses benötigen.

Externe Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren

Neben dem Auftraggeber, der die Personalsuche beauftragt hat, können gelegentlich auch von der Personalberatung eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) die Daten verarbeiten. Im weitesten Sinne sind dies IT-Dienstleister, Rechenzentren, EDV-Unternehmen, Archivare, Compliance-Services, Datenvalidierung, Datenvernichtung, Kundenverwaltung, Research, Accounting, Telefonie, Steuerberater und andere sowie öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung, sofern die Beratung zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von Daten verpflichtet ist oder die Datenweitergabe im öffentlichen Interesse liegt.

Weiterhin kann das berechtigte Interesse an der vertraulichen Datenweitergabe auch Institutionen Dritter wie Auskunfteien, Inkasso, Rechtsanwälte, Gerichte, Gutachter und dem Auftraggeber angehörige Unternehmen, Aufsichts- oder Beiräte sowie Gremien und Kontrollinstanzen umfassen.